Comment bien choisir son photocopieur professionnel ?

Pour une entreprise, le choix d’un photocopieur est une étape importante, surtout si l’entreprise est jeune et en plein développement. Effectivement, un tel achat représente un investissement conséquent qu’il ne fait pas prendre à la légère pour être sûr de rentrer dans son budget tout en veillant à acheter le modèle qui conviendra vraiment à tous les besoins de l’entreprise.

Comment évaluer son budget ?

Le budget d’un photocopieur professionnel ne comprend malheureusement pas seulement le prix du photocopieur. Effectivement, il faut prendre en compte le coût du toner (les réserves d’encre des photocopieurs professionnels), le coût du changement de tambour qui intervient au bout d’un certain nombre d’impressions, mais aussi le coût de la maintenance et celui de l’électricité.

Il est impossible d’obtenir un budget parfaitement précis sans passer par les services d’un professionnel. C’est-à-dire que vous louerez votre photocopieur et paierez chaque mois un montant qui comprendra l’essentiel de vos besoins. Si vous préférez acheter le photocopieur, beaucoup d’acheteurs se tournent vers des solutions de mini crédit en 24 h sans justificatif pour financer l’achat rapidement.

Comment évaluer ses besoins ?

Évidemment, le budget d’un photocopieur va également dépendre du modèle de photocopieur que vous achetez et des options dont vous avez besoin. Pour cela, il faut donc aussi évaluer les besoins de l’entreprise pour être sûr d’acheter le bon modèle. La première question à se poser est celle du nombre de copies nécessaires. Au-dessous de 3000 copies par mois, vous n’aurez pas besoin d’un modèle à plus de 25 impressions par minute (ppm).

Ensuite, il faut également s’interroger sur le besoin de réaliser des impressions en couleur. Les photocopieurs couleur coûtent beaucoup plus cher et si vous pouvez vous en passer, alors vous avez tout intérêt à le faire. Puis, la question des impressions au format A4 ou A3. Enfin, interrogez-vous sur les besoins numériques de l’entreprise. Certains photocopieurs numériques permettent de numériser et de partager immédiatement par mail des documents. Un gain de temps important.

Ne faites pas l’impasse sur le contrat de maintenance

Si vous décidez d’acheter votre photocopieur en leasing, vous aurez l’esprit tranquille et un contrat de maintenance sera intégré. En cas de panne, un technicien viendra rapidement et votre photocopieur sera changé tous les deux ans environ. Néanmoins, même sans cette option, vous devez impérativement souscrire à un contrat de maintenance.

Effectivement, les photocopieurs sont indispensables au travail de beaucoup d’entreprises, mais ils sont également plutôt fragiles. Les pannes sont donc relativement fréquentes, surtout quand le modèle commence à vieillir. Un contrat de maintenance permet de prévenir ses pannes et de vous éviter bien des ennuis seulement avec des visites régulières.